Как написать RFP для дизайна сайта (с примером шаблона!)

  1. Как ваш RFP должен быть структурирован:

Пришло время для нового веб-сайта (или редизайна веб-сайта), а это значит, что вам нужно написать запрос веб-сайта о предложении или веб-запрос предложений. Беглый веб-поиск дает несколько примеров в Интернете, но они сильно различаются и, похоже, не соответствуют вашим целям по разработке или редизайну нового веб-сайта. Вам нужно написать RFP веб-сайта, который четко сформулирует ваши потребности и даст ответы от лучших дизайнеров и разработчиков веб-сайтов. Но как?

В этой статье мы познакомим вас с пошаговым процессом написания запроса предложений по дизайну веб-сайта, который не только обеспечит покрытие ваших баз, но и обеспечит максимальную отдачу от участвующих поставщиков. Мы сообщим вам информацию, которую вы должны обязательно включить, общие ошибки, которых следует избегать, и несколько советов по поводу голоса или тона вашего запроса предложений. Мы даже включили шаблон RFP для веб-сайта, в котором изложена вся важная информация, которую вы можете загрузить и настроить в соответствии с новыми потребностями веб-сайта вашего бизнеса.

Мы постоянно получаем запросы предложений на дизайн (или редизайн) и разработку веб-сайтов, и некоторые из них НАСТОЯЩИМ лучше других с точки зрения определения ожиданий и включают всю информацию, необходимую нам, чтобы ответить подробным и соответствующим проекту предложением. Мы видели их всех, от запутанных и запутанных до ясно сформулированных и сфокусированных. Лучшие из них четко представляют цели проекта, критерии выбора поставщика и очень четко сообщают о желаемых функциях, сроках, процессе выбора и контактной информации.

Часто мы можем определить, подходит ли нам компания, просто прочитав их RFP. Не позволяйте этому пугать вас - у запроса предложений не должен быть причудливый формат и содержательные шутки, или блок-схемы о том, где все пошло не так с вашим последним дизайном веб-сайта.

Вот секрет: некоторые из лучших компаний веб-дизайна ненавидят реагировать на запросы предложений и просто отказываются участвовать после пересмотра запроса предложений. Это означает, что если вы используете процесс запроса предложений для выбора поставщиков, вы можете упустить какой-то серьезный талант. Когда вы пишете свой RFP, имейте в виду, что вы задаете не только потенциальным веб-дизайнерам и разработчикам вопросы, которые помогут вам выбрать лучший для вас - вы также сообщаете ИМ, кто вы, и создаете впечатление о том, хотели бы они работать с вами. Вы не просто выбираете продавца - вы также надеетесь, что они выберут ВАС. Последнее, что вы хотите сделать, - это потерять работу с хорошей компанией веб-дизайна, потому что они определяют, что вы не будете хорошим клиентом на основе вашего запроса предложений. Давайте не позволим этому случиться!

Но сначала давайте рассмотрим основы:

Как ваш RFP должен быть структурирован:

  1. Введение / Обзор проекта - В этом разделе вы должны включить жизненно важную информацию, которую поставщики, получающие запрос предложений, будут искать, чтобы принять первоначальное решение о том, стоит ли проект своего времени. Если вы правильно поняли эту часть, больше поставщиков, скорее всего, прочтут остальную часть запроса предложений.
  2. Обзор компании - В этом разделе вы представите свою компанию с одним или двумя параграфами. Вы не хотите перегружать ненужной историей, но предоставьте достаточно информации, чтобы те, кто никогда о вас не слышал, почувствовали ваше дело.
  3. Ваша аудитория - в этом разделе вы будете описывать аудиторию сайта. Это критически важная информация для дизайнеров и разработчиков веб-сайтов: тип аудитории будет определять все: от функциональности до UX и эстетики.
  4. Новые цели веб-сайта - в этом разделе вы перечислите основные цели вашего веб-сайта и перечислите любые второстепенные или третичные цели. Веб-сайт, целью которого является увеличение количества потенциальных клиентов, будет выглядеть и вести себя совершенно иначе, чем веб-сайт с основной целью обучения инвесторов.
  5. Текущий веб-сайт - в этом разделе вы должны очень честно описать, что именно не работает с вашим текущим веб-сайтом. Чем конкретнее вы, тем лучше. Не волнуйтесь, мы не будем судить вас о состоянии вашего текущего сайта - если вы, кажется, не очень довольны им!
  6. Новые функциональные требования веб-сайта - в этом разделе вы перечислите функциональность, которая необходима для вашего нового веб-сайта. Чем точнее вы будете придерживаться этих требований, тем более точная оценка затрат сможет дать вам ваш поставщик. Это отличается от ваших новых целей веб-сайта, которые касаются целей; эта часть о конкретной функциональности.
  7. Список желаний для нового веб-сайта - в этом разделе вы включите дополнительные функции - то, что вы хотите включить, в зависимости от бюджета. Отделение этого списка от требований позволит вам увидеть затраты на отдельные позиции и даст вам возможность принять решение о функциональных возможностях на основе бюджета и временных рамок.
  8. Сведения об электронной торговле - если ваш новый веб-сайт будет содержать компонент электронной торговли, вы должны указать такие сведения, как количество продукта / SKU, а также ожидаемый рост в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Эти детали будут иметь значение для платформ электронной коммерции, которые могут внести тысячи долларов в ваш текущий и будущий бюджет.
  9. Сведения о бюджете. В этом разделе вы будете повторять свой бюджет (который должен быть указан вверху в обзоре проекта) и будете включать любые детали, которые необходимо объяснить, например график платежей или ограничения на финансовый год. Позже мы объясним, почему разделение вашего бюджета является обязательным.
  10. Требования к предложениям. В этом разделе вы получите представление о том, что поставщики-респонденты должны включить в свои ответы на предложения. У каждой фирмы, занимающейся дизайном и разработкой сайтов, свой процесс. Предоставление четкого плана поможет стандартизировать ответы, которые помогут вам сравнить предложения на этапе принятия решения.
  11. Детали графика предложений и проекта - в этом разделе вы еще раз подтвердите свой крайний срок запроса предложений (который должен быть указан вверху в обзоре проекта), а также сообщите поставщикам, когда они ответят на свои ответы, если они будут выбраны в качестве Финалист или выиграть бизнес. Здесь вы также можете указать даты начала и даты запуска веб-сайта. Убедитесь, что ваши даты реалистичны.

Как написать самый крутой веб-дизайн RFP когда-либо

Теперь, когда у вас есть базовые знания о том, как должна быть структурирована RFP вашего сайта, вы готовы использовать ее и создавать самостоятельно. Вы хотите, чтобы RFP вашего веб-сайта попал во входящие почтовые ящики и выделился, будучи более сфокусированным, самоосознающим и простым, чем массы замысловатого дерьма, из которых состоят менее звездные RFP. Уровень штрафа в вашем RFP зависит от вас, но он будет значительно улучшен, если вдумчиво выполнить следующее:

Установить цели для вашего нового сайта

Сделайте небольшое упражнение, прежде чем вы начнете перечислять список пожеланий для вашего нового сайта - во-первых, что вы хотите, чтобы ваш сайт делал самым важным? Обучать и информировать потенциальных клиентов? Продавать продукты? Создать лиды для вашей команды продаж? Предоставить информацию и стать основным источником информации в своей отрасли? Поддержка высоко конвертирующих целевых страниц из КПП кампания ты управляешь? Вероятно, есть несколько целей, которые, как вы надеетесь, выполняет ваш сайт, но убедитесь, что вы расставили приоритеты. Выберите одну определенную первоочередную цель. Добавьте несколько второстепенных целей, если применимо, но осознайте, что ваша основная цель стоит на первом месте.

Примеры:

  • Нашим главным приоритетом является создание готовых продаж для нашей команды продаж. Наши второстепенные цели - обучение потенциальных клиентов нашим услугам и предоставление полезных ресурсов.
  • Нашим главным приоритетом является установление доверия для потенциальных инвесторов. Наша вторичная цель - сделать так, чтобы с членами команды было очень легко связаться через веб-сайт или через профили в социальных сетях.

Наша вторичная цель - сделать так, чтобы с членами команды было очень легко связаться через веб-сайт или через профили в социальных сетях

Будьте честны о вашем текущем сайте

Если у вас есть существующий сайт, оцените его честно и кратко. Заявления о том, что ваш текущий веб-сайт не работает, недостаточно - уточните, почему он не работает. Люди не знают, где найти информацию, которую они ищут? Вы не получаете достаточно трафика и лидовых конверсий? Это эстетически приемлемо, но никто в вашей компании не знает, как обновлять контент? Будьте конкретны в отношении жалоб, которые регулярно получает ваш сайт, и того, что, как вы надеетесь, изменится на новом сайте.

Примеры:

  • Мы не можем найти на сайте ничего, как структурирована навигация. Опции меню меняются в зависимости от того, на какой странице вы находитесь, что сбивает с толку.
  • Дизайн визуально соответствует нашему бренду, но тон копии не соответствует нашему бренду, и при этом это не говорит с нашей аудиторией.
  • Клиенты регулярно сообщают нам, что они получают ошибки во время оформления заказа, и им необходимо позвонить нам по телефону, чтобы завершить заказ (... и никто не говорит, сколько из них сдастся и отправится к конкуренту).

и никто не говорит, сколько из них сдастся и отправится к конкуренту)

Определите основные функции и обратите внимание на дополнительные функции

Это мясо вашего запроса предложений. Это те элементы, по которым дизайнеры и разработчики веб-сайтов, которым вы отправляете его, будут определять, за что они будут взимать плату. Очень важно быть конкретным и перечислить, какие функции являются обязательными, а какие - необязательными, в зависимости от стоимости, чтобы поставщики могли выставлять дополнительные функции по позициям. Затем вы можете принять более обоснованное и лучшее решение.

Примеры:

  • Важно, чтобы у нас был точный и функциональный локатор магазина, который работает на всех устройствах. Необязательная функция: было бы неплохо иметь интерактивную карту с легендой пользовательских значков для различных функций магазина.
  • Нам нужен блог на нашем сайте, чтобы делиться обновлениями. Необязательная функция: Мы хотели бы получить полный ресурсный центр с библиотекой видео и расширенными функциями поиска.

Необязательная функция: Мы хотели бы получить полный ресурсный центр с библиотекой видео и расширенными функциями поиска

Стреляй прямо

Один из лучших запросов предложений, который мы когда-либо получали на Vital, был в очень простой форме, но то, что сделало его удивительным, это то, что они честно оценивали свой нынешний сайт, в общих чертах обрисовали в общих чертах то, что они хотели, чтобы их новый сайт делал, и точно знал, кто их аудитория. Они отказались от чрезмерно профессионального языка за чистую честность, и это позволило нам ответить тем же, с невероятно конкретным предложением, со стратегическим позиционированием и конкретными рекомендациями и позициями. Это позволило обеим нашим командам заняться поисками и сэкономить много времени, когда пришло время начать проект.

Примеры:

  • Мы знаем, что наш текущий сайт - отстой. Но мы также точно знаем, каковы наши цели для нашего нового веб-сайта, и мы вложили средства в определение нашей аудитории и профилей клиентов.
  • В настоящее время у нас нет средств на полную модернизацию бренда, но мы хотели бы еще раз посетить наш логотип в ближайшем будущем. Сейчас нам нужен простой и удобный веб-сайт, который мы можем начать создавать с отличным контентом. Полная модернизация бренда может произойти в будущем.

Полная модернизация бренда может произойти в будущем

Задайте правильные вопросы

Когда вы пишете свой RFP, вы, вероятно, зададите много вопросов о конкретных функциях, платформах или инструментах. Однако вы не хотите задавать вопросы, которые будут ограничивать или заставлять респондентов полагать, что вы привязаны к определенным инструментам или ограничены определенными версиями или функциями. Убедитесь, что ваши вопросы открыты, и попросите рекомендации у профессионалов, которые каждый день тратят на создание веб-сайтов. Помните, вам не нужно быть экспертом. Если вы не знаете об определенном аспекте, не выдумывайте его, задавая вопросы или добавляя функциональные спецификации, которые звучат хорошо, но вы не до конца понимаете - вместо этого сформулируйте желаемый результат, опишите свою цель и попросите рекомендации. Правильная фирма сообщит вам, какими простыми (дешевыми) или сложными (дорогостоящими) будут различные способы достижения этой цели.

Примеры:

  • Вместо того, чтобы спросить: «Сколько сайтов портала вы рекомендуете?», Спросите: «Какой подход вы бы использовали для общения с несколькими аудиториями?»
  • Вместо того, чтобы спросить: «Какой плагин WordPress вы бы использовали для потоковой передачи в Твиттере на домашней странице?», Спросите: «Как бы вы посоветовали нам размещать элементы социальных сетей на нашем веб-сайте?» (Или «Вы рекомендуете социальный контент, размещенный на Домашняя страница?»).

»)

Поделитесь бюджетом вашего проекта

ДА, вы действительно должны включить свой бюджет в ваш запрос предложений. Это сэкономит вам много времени и усилий на поставщиках, которые превышают ваш бюджет. Это также позволит поставщикам, которые хорошо подходят, предложить способы настройки вашей функциональности, чтобы ваши цели работали в рамках бюджета. Но если вы не уверены в своем бюджете, они могут дать вам все, о чем вы просили, но не понимали, что не можете себе позволить. Они могли бы снизить стоимость, если бы знали ваш бюджет. Хорошая фирма по дизайну и разработке будет вести дальнейшую беседу с вами, если ваш бюджет слишком низок для желаемых параметров. Прозрачность окупается.

Примеры:

  • У нас есть бюджет в 60 000 долларов для нового сайта. Мы хотели бы завершить проект с 45 тысячами долларов и иметь 15 тысяч долларов для инвестиций в контент-маркетинг. Мы будем рады услышать ваши мысли о том, как наиболее эффективно расходовать этот бюджет.
  • У нас есть бюджет в размере 45 000 долларов США для этого веб-сайта, и мы должны выставить счет до нашего финансового года 1 октября. Мы рады обсудить гибкие варианты оплаты и решения для разработки веб-сайтов, которые позволят нам добавить дополнительные функции и возможности в следующем финансовом году.

Мы рады обсудить гибкие варианты оплаты и решения для разработки веб-сайтов, которые позволят нам добавить дополнительные функции и возможности в следующем финансовом году

Показать свою личность

Это относится ко ВСЕМ компаниям, а не только к тем, которые делают хитрые шутки в Twitter. Даже если вы не чушь, налоговая юридическая фирма B2B, у вашего бизнеса все еще есть индивидуальность. Эта личность может быть заслуживающей доверия, заслуживающей доверия и надежной; это может быть глупо, глупо и непочтительно; это может быть подлинным, щедрым и страстным. Какой бы ни была ваша личность, ваш запрос предложений должен точно соответствовать этому. Опять же, все восходит к настройке ожиданий. Компания, которая читает ваш запрос предложений, должна быть в состоянии понять, какие отношения они будут иметь с вами, и личность вашего бизнеса будет даже влиять на то, как ваш сайт выглядит, чувствует и функционирует для ваших посетителей. Поэтому убедитесь, что ваш запрос предложений - это ВЫ.

Примеры:

  • Наша компания - amazeballs, и наш сайт должен это отражать!
  • Мы не имеем права делиться информацией о наших клиентах, однако мы готовы инвестировать время в создание тематических исследований, основанных на реальных ситуациях. Таким образом, мы надеемся заполнить ресурсный центр для наших клиентов, чтобы они могли видеть себя работающими с нами в рамках взаимовыгодного партнерства.

Таким образом, мы надеемся заполнить ресурсный центр для наших клиентов, чтобы они могли видеть себя работающими с нами в рамках взаимовыгодного партнерства

Включить основную информацию

Вы увидите это в шаблоне, который вы можете скачать в нижней части этого поста, но есть некоторые важные сведения, которые вы должны включить в начале вашего запроса предложений в разделе обзора проекта - важная информация, которая будет доступна всем респондентам. находясь в поиске:

  • Сроки запроса предложений: укажите дату отправки запроса предложений, крайний срок для ответов на предложения и дату, на которую респонденты могут ожидать вашего ответа.
  • Цель запуска веб-сайта: укажите дату, когда вы надеетесь, что ваш веб-сайт будет запущен. Имейте в виду, что типичный веб-сайт занимает 12–14 недель (16–18 недель для сайта электронной коммерции). Если вы хотите, чтобы ваш сайт работал в следующем месяце, скорее всего, компании откажутся отвечать из-за нереальных сроков.
  • Контактная информация. Укажите, куда следует отправлять ответ на предложение, и к кому обращаться по любым вопросам.

Укажите, куда следует отправлять ответ на предложение, и к кому обращаться по любым вопросам

Отправьте ваш сайт RFP нужным поставщикам

Если у вас еще нет списка фирм, занимающихся дизайном и разработкой веб-сайтов, или даже если у вас есть, вот несколько советов, чтобы найти качественных кандидатов:

  • Используйте Google : это может показаться слишком упрощенным шагом, но если компания, занимающаяся дизайном и разработкой веб-сайтов, того стоит, у них будет веб-сайт, который должен показываться довольно высоко в результатах поиска своих услуг. Позвольте Google рассказать вам, кто в курсе их лучших практик SEO.
  • Проверьте кредиты : Посмотрите сайт, который вы любите, даже если он не в вашей отрасли? Многие разработчики веб-сайтов будут иметь ссылку на кредит в нижнем колонтитуле сайта, чтобы вы знали, к кому обращаться за аналогичным качеством работы. Если разработчик веб-сайта гордится своей работой, он не возражает против ответственности.
  • Проведите исследование в социальных сетях : компании, добившиеся успеха в области дизайна веб-сайтов и онлайн-маркетинга, будут говорить об этом в Интернете, и если их работа будет хорошей, а клиенты их любят, другие тоже поделятся ею. Если вы хотите найти онлайн, ищите компании, которые живут онлайн.
  • Спросите : «Из уст в уста» является наиболее распространенным методом, который люди используют для составления списка поставщиков. Может быть полезно услышать от вашей сети об опыте, который они испытали в недавних проектах по редизайну сайта. Дополненный небольшим поиском в Интернете и исследованиями в социальных сетях, это может расширить вашу сеть или сузить конкуренцию.
  • Будьте избирательны : запрос слишком большого количества агентств для участия - это рецепт информационной перегрузки - и вы, вероятно, в конечном итоге упустите из виду некоторые хорошие агентства из-за огромного объема информации, которую вам нужно просеять. Запрашивать более 5 или 6 агентств - это излишне.
  • Проведите упреждающие вопросы и ответы . Перед отправкой запроса предложений у вас должен быть период вопросов и ответов со всеми агентствами, в которых вы собираетесь участвовать. В течение этого периода вопросов и ответов объясните, почему вы отправляете запрос предложений на их веб-сайт в их агентство, и выясните свои ожидания относительно завершенного запроса предложений.

Заключительное примечание: Запрос предложений Request «Запрос цены»

Запрос предложений - плохой способ оценить цены. Реакция на запрос предложений очень трудоемка для агентств. Вы просите их посвятить много времени и сил размышлениям о вашей компании и индивидуальном решении для веб-сайта именно для вас.

Если вы делаете покупки по цене, просто позвоните в агентства и спросите их общую цену на веб-сайт приблизительного размера и функциональности. Это, по крайней мере, даст вам приблизительную оценку для каждого агентства, и будет намного меньше времени для вас и агентства, если ценовой диапазон является устраняющим фактором.

Это наши советы по созданию офигенного запроса на дизайн и разработку веб-сайта, который будет генерировать предложения, которые вы можете использовать. Теперь, что самое интересное, мы включили этот супер удобный шаблон, который вы можете использовать для создания RFP. Загрузите его, настройте его под своим именем, датами, целями, надеждами и мечтами и BOOM, рай предложений. А теперь иди и получи себе новый сайт!

Удачи! И обязательно отправьте копию нашим способом - просто свяжитесь с нами здесь ,

Но как?
Обучать и информировать потенциальных клиентов?
Продавать продукты?
Создать лиды для вашей команды продаж?
Предоставить информацию и стать основным источником информации в своей отрасли?
Люди не знают, где найти информацию, которую они ищут?
Вы не получаете достаточно трафика и лидовых конверсий?
Это эстетически приемлемо, но никто в вашей компании не знает, как обновлять контент?
», Спросите: «Какой подход вы бы использовали для общения с несколькими аудиториями?
», Спросите: «Как бы вы посоветовали нам размещать элементы социальных сетей на нашем веб-сайте?